Verordnung ueber die Fuehrung
der Personalakten der Soldaten
und der ehemaligen Soldaten
(Personalaktenverordnung Soldaten -
SPersAV)
SPersAV
vom 31.08.1995
"Personalaktenverordnung Soldaten vom 31. August 1995 (BGBl. I S. 1159), die durch
Artikel 15 Abs. 70 des Gesetzes vom 5. Februar 2009 geaendert worden ist"
Stand: Geaendert durch Art. 15 Abs. 70 G v. 5.2.2009
Fussnote
Textnachweis ab: 27.9.1995
Eingangsformel
Auf Grund des § 29 Abs. 9 und des § 72 Abs. 2 Nr. 3 des Soldatengesetzes, die durch
Artikel 5 Nr. 3 des Gesetzes vom 11. Juni 1992 (BGBl. I S. 1030) eingefuegt worden sind,
verordnet das Bundesministerium der Verteidigung:
§ 1
Diese Verordnung regelt gemaess § 29 Abs. 9 des Soldatengesetzes und in Anlehnung an
§§ 106 bis 114 des Bundesbeamtengesetzes Einzelheiten zum Personalaktenrecht der
Soldaten. Sie gilt fuer die Personalakten der Bewerber fuer das Dienstverhaeltnis eines
Berufssoldaten oder Soldaten auf Zeit, der Soldaten sowie der ehemaligen Soldaten.
§ 2
(1) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten
gegliedert werden. Teilakten koennen bei der fuer den betreffenden Aufgabenbereich
zustaendigen Dienststelle gefuehrt werden.
(2) Nebenakten duerfen nur gefuehrt werden, soweit dies zur rechtmaessigen
Aufgabenerledigung im Rahmen der Personalfuehrung und Personalbearbeitung sowie der
Personalwirtschaft der dafuer zustaendigen Dienststelle des Soldaten erforderlich ist.
Die Nebenakten duerfen nur solche Unterlagen enthalten, die auch in der Grundakte oder
in den Teilakten enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmaessigen Aufgabenerledigung
der betreffenden Dienststelle erforderlich ist.
(3) In die Grundakte ist ein vollstaendiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten
aufzunehmen.
(4) Wird die Personalakte nicht vollstaendig in Schriftform oder vollstaendig
automatisiert gefuehrt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest,
welche Teile in welcher Form gefuehrt werden, und nimmt dies in das Verzeichnis nach
Absatz 3 auf.
(5) Akten der Beschaedigtenversorgung nach dem Soldatenversorgungsgesetz sind Sachakten,
die nicht zu den Personalakten gehoeren.
-1-
§ 3
Kindergeldakten koennen mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden gefuehrt
werden, wenn diese von der uebrigen Personalakte getrennt sind und von einer von
der personalbearbeitenden Stelle getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden;
§ 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches
Sozialgesetzbuch bleiben unberuehrt.
§ 4
(1) Die Gesundheitsunterlagen der Soldaten und ehemaligen Soldaten dienen der
personenbezogenen Dokumentation aerztlicher Aufzeichnungen ueber Untersuchung, Behandlung
und Begutachtung. Sie sind waehrend des Wehrdienstverhaeltnisses stets als Teilakte zu
fuehren und von der uebrigen Personalakte getrennt aufzubewahren.
(2) Waehrend des Wehrdienstverhaeltnisses sind die Gesundheitsunterlagen vom zustaendigen
Truppenarzt zu fuehren. Zugang darf nur das fachlich zustaendige Sanitaetspersonal und das
diesem fachaufsichtlich vorgesetzte Sanitaetspersonal im Rahmen seiner Aufgabenerfuellung
haben.
(3) Ueber die Ergebnisse truppenaerztlicher Untersuchungen zur Feststellung der
Verwendungs- oder Dienstfaehigkeit, einschliesslich der aus diesem Anlass durchgefuehrten
fachaerztlichen Zusatzuntersuchungen, hat der die personalbearbeitende Stelle beratende
Arzt in dem Masse Auskunft zu erteilen, wie es fuer die von dieser Stelle zu treffende
Entscheidung erforderlich ist. Entsprechendes gilt fuer aerztliche Dienstfaehigkeits- und
Tauglichkeitsbeurteilungen durch das Kreiswehrersatzamt.
(4) Unterlagen ueber Beihilfen fuer Soldaten sind als Teilakte zu fuehren. Diese ist von
der uebrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie wird in einer von der uebrigen
Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet. Zugang sollen nur
Beschaeftigte der fuer die Bearbeitung zustaendigen Organisationseinheit haben. Die
Beihilfeakte darf fuer andere als fuer Beihilfezwecke nur genutzt oder weitergegeben
werden, wenn der Beihilfeberechtigte und bei der Beihilfegewaehrung beruecksichtigte
Angehoerige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchfuehrung eines im
Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behoerdlichen oder gerichtlichen
Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile fuer
das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr fuer die oeffentliche
Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeintraechtigung der Rechte einer anderen
Person erforderlich ist. Die Saetze 1 bis 5 gelten entsprechend fuer Unterlagen ueber
Heilfuersorge und Heilverfahren.
(5) Abweichend von Absatz 4 Satz 5 duerfen personenbezogene Daten aus der Beihilfeakte
auch ohne Einwilligung der Betroffenen genutzt oder an eine andere Behoerde
weitergegeben werden, soweit sie fuer die Festsetzung und Berechnung der Besoldung oder
Versorgung oder fuer die Pruefung der Kindergeldberechtigung erforderlich sind. Dies
gilt auch fuer Daten aus der Besoldungsakte und der Versorgungsakte, soweit sie fuer die
Festsetzung und Berechnung der Beihilfe erforderlich sind.
§ 5
(1) Mit der Beendigung des Dienstverhaeltnisses sind die Personalakten den
dienstleistungsueberwachenden und wehrueberwachenden Kreiswehrersatzaemtern zuzuleiten.
Besteht ein Anspruch auf Versorgungsbezuege, sind die Personalakten zunaechst an
die zustaendige Wehrbereichsverwaltung abzugeben. Die Personalakten ausscheidender
Generale verbleiben im Bundesministerium der Verteidigung. Teilakten koennen ihrer
Zweckbestimmung entsprechend an anderer Stelle aufbewahrt werden. Die Personalakten
unanfechtbar anerkannter Kriegsdienstverweigerer sind bei Umwandlung in ein
Zivildienstverhaeltnis dem Bundesamt fuer den Zivildienst zuzusenden.
(2) Die Personalakten - Teilakten nur soweit nicht andere Aufbewahrungsfristen gelten -
sind fuer folgende Zeitraeume aufzubewahren:
1. fuer Berufssoldaten nach Beendigung des Dienstverhaeltnisses bis zum Ende des Jahres,
in dem sie das 70. Lebensjahr vollendet haben,
-2-
2. fuer die uebrigen Angehoerigen der Reserve bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 65.
Lebensjahr vollendet haben,
3. fuer fruehere Soldaten, die nicht mehr dienstfaehig oder, soweit keine Dienstleistung
nach dem Soldatengesetz in Betracht kommt, nicht mehr wehrdienstfaehig sind,
vom Wehrdienst ausgeschlossen oder befreit worden sind, aus anderen als aus
Altersgruenden aus der Dienstleistungspflicht oder der Wehrpflicht ausscheiden oder
verstorben sind, bis zum Ablauf von fuenf Jahren nach Eintritt des Ereignisses.
(3) Unterlagen zu Antraegen auf Gewaehrung von Nebengebuehrnissen wie Beihilfen,
Reisekosten oder Trennungsgeld sind fuenf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem
die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen ist, zu vernichten. Fuer
zahlungsbegruendende Unterlagen nach Satz 1 betraegt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre.
Soweit diesen Antraegen Unterlagen beigefuegt wurden, aus denen die Art einer Erkrankung
ersichtlich ist, sind diese zurueckzugeben, wenn sie fuer den Zweck, zu dem sie vorgelegt
wurden, nicht mehr benoetigt werden. Die Gesundheitsunterlagen sind bis zum Ablauf des
90. Lebensjahres des Soldaten aufzubewahren und danach zu vernichten. Nach Ablauf der
Dienstzeit werden die Teile der Gesundheitsunterlagen, deren Inhalte die Verwendungs-
oder Dienstfaehigkeit oder die Tauglichkeit bestimmen, als Arztsache der uebrigen
Personalakte zugefuehrt. Sie koennen nach Ende der Wehrueberwachung zentral beim Institut
fuer Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen aufbewahrt werden.
(4) Die Besoldungs- und Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres
aufzubewahren, in dem die letzte Zahlung geleistet worden ist; besteht die Moeglichkeit
eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.
(5) Personenbezogene Daten ueber psychologische Untersuchungen und Tests, die zur
Ueberpruefung der getroffenen psychologischen Eignungsfeststellungen gespeichert bzw.
aufbewahrt werden, sind zu loeschen oder zu vernichten, wenn ihre Kenntnis nicht mehr
erforderlich ist, spaetestens aber nach zehn Jahren. Ausnahmen gelten insbesondere
fuer fliegendes Personal, Flugsicherungspersonal oder Kampftaucher; in diesen Faellen
verlaengert sich die Frist auf 30 Jahre. die Frist verlaengert sich weiter, wenn Grund zu
der Annahme besteht, dass durch die Loeschung oder Vernichtung schutzwuerdige Interessen
des Betroffenen beeintraechtigt werden.
(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Personalakten dem Bundesarchiv-
Militaerarchiv zur Uebernahme anzubieten. Personalakten, die nicht archiviert
werden, sind zu vernichten, sofern nicht nach anderen Bestimmungen eine laengere
Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.
§ 6
Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte
sind, sowie Auskuenfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Soldaten
nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Die Frist
fuer die Entfernung wird regelmaessig durch Einleitung eines weiteren Straf- oder
Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegruendet
oder als falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen. Die Auskunft aus
dem Bundeszentralregister ueber ehemalige Soldaten ist zu vernichten, wenn der damit
beabsichtigte Zweck erfuellt ist.
§ 7
(1) Personalakten duerfen nur fuer Zwecke der Personalfuehrung, der Personalbearbeitung
oder der Personalwirtschaft automatisiert verarbeitet werden. Ihre Uebermittlung ist,
soweit keine andere Rechtsvorschrift dies gestattet, nur nach Massgabe des § 29 Abs. 3
und 4 des Soldatengesetzes und dieser Verordnung zulaessig. Die Loeschungsfristen richten
sich nach § 5.
(2) Personalaktendaten im Sinne des § 4 Abs. 1 und 4 in Gesundheitsunterlagen und
Beihilfeakten duerfen nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den uebrigen
Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt und in dem jeweiligen Dienst
automatisiert verarbeitet werden. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend.
-3-
(3) Entscheidungen im Rahmen des Wehrdienstverhaeltnisses duerfen nicht ausschliesslich
auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gestuetzt werden, die der
Bewertung einzelner Persoenlichkeitsmerkmale dienen.
(4) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art der ueber ihn
gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Aenderungen ist er in derselben
Weise zu benachrichtigen. Die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter
Personalverwaltungsverfahren sind zu dokumentieren und einschliesslich des jeweiligen
Verwendungszwecks sowie der regelmaessigen Empfaenger und des Inhalts automatisierter
Datenuebermittlung allgemein bekanntzugeben.
§ 8
(1) Einsicht in die Personalakten wird grundsaetzlich nur bei einer Dienststelle
der Bundeswehr gewaehrt. Die personalaktenfuehrende Dienststelle bestimmt diese im
Einzelfall. Auszuege, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke duerfen gefertigt werden,
soweit dienstliche Gruende nicht entgegenstehen. Hinderungsgrund kann insbesondere ein
besonderes Vertraulichkeitsbeduerfnis hinsichtlich einzelner dienstlicher Vorgaenge oder
darin enthaltener Daten Dritter sein. Dem Soldaten ist auf Verlangen ein Ausdruck der
zu seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu ueberlassen.
(2) Auskuenfte aus den Personalakten duerfen an Dritte, soweit nicht gesonderte
Rechtsvorschriften einen entsprechenden Anspruch gewaehren, nur unter den
Voraussetzungen des § 29 Abs. 3 des Soldatengesetzes erteilt werden. Einsichtnahme
in oder Auskunft aus Gesundheitsunterlagen darf Bevollmaechtigten nur auf Grund
ausdruecklicher Vollmacht des Soldaten gewaehrt werden. Entsprechendes gilt fuer
Beihilfeakten mit der Massgabe, dass auch die Einwilligung des bei der Beihilfegewaehrung
beruecksichtigten Angehoerigen erforderlich ist.
§ 9
Personenbezogene medizinische Daten, die im Rahmen der unentgeltlichen
truppenaerztlichen Versorgung in zivilen medizinischen Einrichtungen oder von zivilen
Aerzten erhoben werden, duerfen dem Truppenarzt und der Zahlung leistenden Stelle
offenbart werden, soweit dies insbesondere zur Beurteilung der Verwendungs- oder
Dienstfaehigkeit des Soldaten oder zur Kostenabrechnung erforderlich ist.
§ 10
Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkuendung in Kraft.
-4-